Tìm kiếm
Home » Du học - Việc làm » Mách bạn cách gọi điện thoại trong công việc ở Nhật
Du học - Việc làm | Cập nhật: 2017-10-05

Chào các bạn như bài trước tôi đã nói ở Nhật không phải cần chú ý việc nghe điện thoại, mà ngay cả việc gọi điện thoại cũng vô cùng phải cẩn thận, bởi nó là bộ mặt của công ty bạn nhé.

 

Cách nghĩ của người Nhật : Chúng ta đừng quên rằng, khi chúng ta gọi điện tức là phía nhận điện thoại phải dừng công việc đang trong khi đang bận rộn. Chính vì vậy, đừng kéo dài một cách không hiệu quả các cuộc điện thoại và nếu có thể nên tránh các khung thời gian có thể bận rộn của đối phương.

Mách bạn cách gọi điện thoại trong công việc ở Nhật 1
Nguồn : http://01.gatag.net/?s=%E9%9B%BB%E8%A9%B1

Có 3 điểm chú ý khi gọi điện thoại:

  1. Xác định rõ vấn đề muốn nói  

Trước khi gọi, hãy xác nhận trước tên công ty , phòng ban,  tên người cần gặp. Thêm nữa, để có cuộc gọi điện thoại tốt, cần ghi chép các vấn đề vào giấy trước, để tránh việc trong lúc nói chuyện đột nhiên quên vấn đề muốn nói.

 Trước khi gọi điện hãy chắc chắn việc bạn đã suy nghĩ rất cẩn thận về việc muốn hỏi. Và nếu có các tài liệu cần thiết, thì hãy chuẩn bị sẵn sàng.

 

  1. Thời gian gọi trong 3 phút

Như đã nói ở trên, chúng ta đừng quên việc người nghe phải bỏ thời gian quý báu của mình để nghe điện thoại. Chính vì vậy hãy truyền đạt một cách ngắn gọn những việc muốn nói. Trong phạm vi 3 phút là lý tưởng. Dù là chuyện gì đi nữa, hãy luôn có ý thức rằng không nên kéo dài, nói chuyện lai rai.

 

  1. Tránh các khung thời gian bận rộn

Về cơ bản có 2 loại thời gian: thời gian nên gọi điện và thời gian không nên gọi điện. Ví dụ: đầu tuần buổi sáng thứ 2 thường có cuộc họp, nếu không việc việc gấp thì không nên gọi lúc này. Tuy nhiên, thời gian làm việc của công ty và tình hình công việc của đối phương là khác nhau, hãy tham khảo dưới đây:

  • Trước 9h: không phải liên lạc gấp thì đừng gọi
  • 9h đến 9h30: Cố gắng tránh
  • 9h30 đến 12h: gọi OK
  • 12h đến 13h: là giờ nghỉ trưa, đừng gọi
  • 13h đến 17h: gọi OK
  • 17h đến 19h: tuỳ vào phòng ban, có khả năng đối ứng
  • 19h trở đi: không phải liên lạc gấp thì đừng gọi

 

 VÍ DỤ CÁCH GỌI ĐIỆN THOẠI:

  • Các xác nhận trước khi gọi:
    • 誰に : gọi cho ai
    • 何の用件で: vấn đề gì
    • 時間帯: thời gian gọi
    • Và 1 việc không kém quan trọng, hãy xác nhận số điện thoại chính xác hay chưa.
  • Gọi
    • Nói rõ ràng, tránh nói nhanh. 「私、○○社の□□と申します」
  • Chào hỏi nhẹ nhàng
    • Trước khi đi vào vấn đề chính cần nói thêm 1 số câu như sau: 「いつもお世話になっております」 「おはようございます」「お忙しいところ恐れ入ります」
  • 取次ぎの依頼
    • Nói rõ tên phòng ban, và tên của người cần gặp ví dụ như: 「●●部の▲▲さんをお願いいたします」.
    • Trường hợp có nhiều người cùng tên thì hãy nói tên đầy đủ của họ.
  • Xác nhận tình trạng
    • Mặc dù họ đã bắt máy, nhưng chúng ta không nên đi vào vấn đề ngày, cần xác nhận tình trạng của họ hiện tại : 「いまお時間よろしいでしょうか?」
  • Truyền đạt vấn đề
    • Sau khi có sự đồng ý từ khách hàng, hãy truyền đạt súc tích nội dung muốn nói.
  • Cám ơn và chào hỏi
    • Cám ơn vì đối phương đã giành thời gian của họ để nghe điện thoại: 

      「お忙しいところありがとうございました。失礼いたします。」

  • Cúp điện thoại
    • Hãy chắc chắn khách hàng đã cúp máy, rồi nhẹ nhàng đặt điện thoại xuống.
Tags:
Nguồn:

Oishiso.net trang thông tin hấp dẫn dành cho bạn muốn đến đất nước Nhật Bản.

Các tin tức trên website được chọn lọc tự động bởi phần mềm máy tính và ghi rõ nguồn.

Chúng tôi không chịu trách nhiệm với nội dung bài viết.